在IT项目管理中，需求分析是基础环节之一，对整个项目的顺利实施有着至关重要的作用，合理的需求分析将为后续的项目开发和运维带来极大先天优势。然而需求分析是一项系统性的、庞大的工作。常涉及多个部门，如何高效沟通协调？如何在确保开发进度的同时应对新的挑战？

IT需求分析涉及的部门

需求分析环节主要涉及的部门有业务部门、管理部门和IT部门三方，分别行使需求提出、风险控制和需求响应这三方面的职能。

IT需求分析周期冗长

在实际工作中，从产生业务的想法到分析出能够进行开发的需求的周期，可能比实际的项目开发周期还长。这个过程往往还要加上耗尽耐心的漫长沟通，还有让分析报告人晕头转向的合规审查，甚至可能遇到好像从从天而降上线紧急需求……最终，看起来很难令每一方都满意。

通常的需求分析属于IT项目管理，也即在控制节点上“打卡记录”。这种分析可以较好地控制项目的风险，只要规定具备某些风险特征的需求必须流经相应控制节点即可，但对于审核的进展速度是反向的。

对具体的风险审核人而言，分析快速上线的好处与他关系不大，而一旦出现风险，责任要由他承担。在这种激励机制下，对于审核人来说最“合理”的做法就是尽可能让所有的需求流经所有控制节点。显而易见，这样的弊端是审核流程漫长。

缩短周期是重要目标

即便如此，由于对每个需求的流转过程都有相应记录，逐步理清在各个相关环节的时间不是问题，相关的分析也可以在后期进行。但仅有这些还是不够的：因为在需求实现本身不是问题的前提下，各方诉求归结起来就只有缩短周期。

为了完成这个目标，加大投入是最不容易引起矛盾的解决办法，比如在相应的环节投入更多的人力。但是人员的投入也需要受到诸多因素的影响，还面临“边际效应递减”的问题，即人数到一定数量后增加人力对于效率提升的效果就将逐渐减弱。造成这种现象是由于业务需求、风险控制的规则、IT实现的方式等的差异性，各方之间“两两”或“三三”之间的沟通方式和内容则是以上的排列组合。面对几何级数增长的需求排列组合，有限的人员增长难免显得捉襟见肘。

归根结底，这种现象是IT需求分析过程中各部门缺乏有效的沟通。实际工作中各部门成员不可能固定，往往需要很长时间来沟通彼此间真正的想法。IT部门不理解业务部门真正的想法，业务部门不懂与IT部门沟通的语言逻辑。同样的问题，在基层和管理部门之间也存在。

IT项目需求分析要统一“语言”

无论是业务部门和IT部门之间、管理部门和业务部门之间，还是管理部门和IT部门之间，都有一个适应对方沟通逻辑的周期，这个周期其实是非常必要的。上述问题，主要是具体沟通后达成的共识与成果难以传承和共享。

信息的传承、共享和不断改进优化，正是信息技术的优势所在。信息要能为信息技术所处理，就要建立一套统一的标准。或者换句话说，建立一套业务部门和IT 部门共同认可并可以熟练用用的“语言”。有了这套“语言”，需求管理的效率就可以大大提高。

统一标准的好处

1.能够使沟通变现。大部分的需求都具有很高的重复性，在原有的基础上对细节完善即可。没有共同的沟通标准，双方对于理解对望的需求细节就会很难。有了沟通标准，业务人员就可以参考过去需求的实现方式，很快找到欠缺的细节，并让IT人员明白自己的意图。

2.有利于需求审核流程的优化。管理部门对于风险的管控有自己的规则，这些规则也会随着监管政策和市场情况的变化而变化，即便是成文规则在具体应用上也有灵活性。除了某些特殊情况，规则的变化一般是渐进的，而且在某个时间段内是稳定的。如果把这些规则固化下来，加大自动化审核的比重，并对规则的变更形成流程，使需求提出人在绝大多数情况下能有一个稳定的预期。这样一来，不仅可以大大缩减提出人和审核人之间反复沟的工作量，还可以使得提出人可以根据审核条件适当调整自己的需求，去掉某些无意间触碰规则但实际并无必要的需求点，在一定程度上提高需求的审核成功率。

3.有助于需求、审核与实现这三个部分同时进行，进而提高工作效率。原有模式下，最先有想法的是业务人员，然后是管理部门进行审核，最后才是业务和IT沟通形成能用于开发的需求，很多时候是按三个顺序进行的。

如果有了标准“语言”，那么有能力的业务人员平时就可以投入时间用于熟悉相关的叙述方式、审核规则和需求模板，一旦有了实际需求，提交的周期就比以前大大缩短；IT人员就可以专注于系统的开发和标准规则的建立，不必反复向不同的业务人员解释细节；对于业务管理部门来说，由于已经尽可能把规则做到系统里去，也就相当于把大部分审核工作做在了平时。总的来说，也就是把大量的重复性工作平时都集中固化了，各部门的精力就可以主要放在个案上。

当然，所谓的需求描述“语言”绝不意味着是BASIC程序语言那样的结构化“语言”。对于业务人员来说，那样的“语言”还不如现在可以面对真人进行交流。这种“语言”对于业务人员来说，理应是一个拥有模板化和可视化界面的平台，只需要拖拖拽拽，圈圈点点就可以完成需求的提交和修改。这些好处背后，则对应着IT人员大量的工作，最终实现业务人员的相关操作能够自动生成标准的需求描述，从而使IT人员能够精准地获得业务人员的真实需求。至于平台应该如何搭建，又应该按照什么样的步骤逐步实施则需要不断的经验积累和提炼，则对IT部门的IT项目管理实践经验发出挑战。

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